Voice Note to Text: SummarAi – Privacy Policy
1. Titolare del trattamento
La presente informativa, resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, descrive il trattamento dei dati personali effettuato tramite l'app Android Voice Note to Text: SummarAi (“SummarAi”, package olmelli.ing.technology.summarai), distribuita su Google Play.
Titolare del trattamento: Laerte Olmelli, sviluppatore indipendente (account sviluppatore Google Play “Olmelli Ing. Technology”).
Email di contatto: [email protected]
Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell'art. 37 GDPR.
2. Come funziona l'app
SummarAi trascrive le note vocali di WhatsApp e riassume le chat. Per farlo legge le notifiche di WhatsApp che il sistema Android mette a disposizione, dopo che l'utente ha concesso esplicitamente l'accesso alle notifiche.
- L'app non accede ai database interni di WhatsApp, non legge le chat archiviate e non aggira la crittografia end-to-end. Tratta solo il contenuto delle notifiche fornito da Android.
- Vengono lette solo le notifiche di WhatsApp; le notifiche delle altre app vengono ignorate.
- Trascrizione e riassunto non sono automatici. Per ogni singola nota vocale o chat è l'utente a decidere, con un'azione esplicita nell'app (ad esempio toccando un pulsante), se trascriverla o riassumerla, e quindi se inviarla a OpenAI per l'elaborazione.
Il contenuto selezionato viene inviato a una funzione server ospitata su Google Firebase (Cloud Functions), che lo inoltra alle API di OpenAI e restituisce il risultato. Audio e testi vengono elaborati solo per il tempo necessario e non vengono salvati sui server del Titolare.
3. Dati trattati
| Categoria | Dettaglio | Dove vengono elaborati |
|---|---|---|
| Notifiche di WhatsApp | Nome del mittente o del gruppo, testo dei messaggi e riferimenti alle note vocali, così come mostrati nelle notifiche. Conservati solo sul dispositivo per mostrarli nell'app. | Sul dispositivo |
| Note vocali | Solo quelle che l'utente sceglie di trascrivere. Elaborate temporaneamente e poi eliminate. | Google LLC (Firebase), OpenAI |
| Testi delle chat da riassumere | Solo quelli che l'utente sceglie di riassumere. Elaborati temporaneamente e poi eliminati. | Google LLC (Firebase), OpenAI |
| Trascrizioni e riassunti | Risultato restituito all'app. Salvato solo sul dispositivo. | Sul dispositivo |
| Dati dell'account Google | Al login con Google l'app riceve nome, email e identificativo univoco (UID). Sui server viene salvato solo l'UID; nome, email e foto profilo non vengono memorizzati. | Google LLC (Firebase Authentication e Firestore) |
| Minuti e statistiche d'uso | Minuti di trascrizione disponibili e utilizzati (totali, giornalieri, settimanali, mensili), associati all'UID. | Google LLC (Firestore) |
| Dati di abbonamento | Tipo e stato dell'abbonamento e token d'acquisto. I dati di pagamento sono gestiti esclusivamente da Google Play e non sono accessibili al Titolare. | Google Play Billing, Google LLC (Firestore) |
| Identificatori pubblicitari e dati di utilizzo | ID pubblicità, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e interazioni con gli annunci, raccolti dall'SDK Google AdMob. | Google LLC |
Il Titolare non usa i dati per marketing proprio né per profilazione.
4. Permessi Android
- Accesso alle notifiche (BIND_NOTIFICATION_LISTENER_SERVICE) – per leggere le notifiche di WhatsApp. Si attiva solo dalle impostazioni di Android e si può revocare in qualsiasi momento.
- READ_MEDIA_AUDIO – per accedere ai file audio delle note vocali da trascrivere.
- INTERNET – per inviare i contenuti selezionati all'elaborazione, gestire minuti e abbonamenti e caricare gli annunci.
- BILLING – per gli abbonamenti tramite Google Play.
- AD_ID – aggiunto dall'SDK Google AdMob per accedere all'ID pubblicità.
5. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Lettura delle notifiche di WhatsApp | Consenso (art. 6.1.a), espresso concedendo l'accesso alle notifiche; revocabile disattivandolo |
| Trascrizione e riassunto dei contenuti selezionati | Esecuzione del servizio richiesto dall'utente (art. 6.1.b) |
| Autenticazione, gestione di minuti e abbonamenti | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e obblighi fiscali (art. 6.1.c) |
| Affidabilità del servizio e prevenzione degli abusi (es. limiti giornalieri) | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f) |
| Annunci personalizzati | Consenso (art. 6.1.a), raccolto tramite apposito messaggio nell'app, revocabile in qualsiasi momento |
| Annunci non personalizzati e misurazione degli annunci | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Risposta alle richieste inviate via email | Esecuzione di misure richieste dall'interessato (art. 6.1.b) |
6. Dati di terzi (chat di gruppo e altri contatti)
Le notifiche possono contenere messaggi e note vocali di altre persone (in chat singole o di gruppo) che non usano SummarAi. Il Titolare non conosce l'identità di queste persone e non ne seleziona né verifica i contenuti: è l'utente a decidere, caso per caso, quali contenuti trascrivere o riassumere.
L'utente si impegna a usare l'app nel rispetto delle leggi applicabili e dei diritti delle altre persone. In particolare, dove richiesto, deve informare gli altri partecipanti alla conversazione che i loro messaggi possono essere trascritti o riassunti con strumenti di intelligenza artificiale, e ottenerne il consenso.
I contenuti di terzi vengono trattati con le stesse garanzie descritte in questa informativa: elaborazione solo su richiesta dell'utente, nessuna conservazione sui server del Titolare e nessun uso per altre finalità. Chi ritiene che i propri dati siano stati trattati tramite l'app può esercitare i diritti descritti alla sezione 11 scrivendo al Titolare.
7. Destinatari e servizi di terze parti
I dati non vengono venduti. Sono trattati, in qualità di responsabili o titolari autonomi, solo dai seguenti fornitori:
- OpenAI (trascrizione e riassunto), responsabile del trattamento – openai.com/policies/privacy-policy. Secondo le condizioni di OpenAI, i dati inviati tramite API non vengono usati per addestrare i modelli e possono essere conservati da OpenAI per un periodo limitato ai soli fini di sicurezza e prevenzione degli abusi.
- Google Firebase (Authentication, Firestore, Cloud Functions), responsabile del trattamento – firebase.google.com/support/privacy
- Google Play Billing (abbonamenti) – policies.google.com/privacy
- Google AdMob (pubblicità), titolare autonomo per le proprie attività pubblicitarie – policies.google.com/technologies/ads
8. Trasferimenti extra-UE
OpenAI e Google LLC possono trattare dati negli Stati Uniti. Tali trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza EU-U.S. Data Privacy Framework e/o delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea (artt. 45–46 GDPR). Puoi chiedere maggiori informazioni sulle garanzie adottate scrivendo al Titolare.
9. Conservazione
- Note vocali e testi inviati per l'elaborazione: non conservati dal Titolare; eliminati al termine dell'elaborazione.
- Notifiche, trascrizioni e riassunti sul dispositivo: fino alla loro cancellazione nell'app, alla disinstallazione o alla cancellazione dei dati dalle impostazioni di Android.
- UID, minuti e statistiche d'uso: finché l'account è attivo; eliminati entro 7 giorni lavorativi dalla richiesta di cancellazione.
- Dati di abbonamento: per il tempo previsto dagli obblighi fiscali e contabili.
- Dati pubblicitari: secondo le politiche di conservazione di Google.
- Email ricevute: per il tempo necessario a gestire la richiesta e comunque non oltre 24 mesi.
10. Sicurezza
Tutte le comunicazioni avvengono su connessioni cifrate (HTTPS/TLS). L'accesso ai dati su Firestore è limitato dalle regole di sicurezza di Firebase all'utente autenticato; le richieste al server sono accettate solo con un token di autenticazione valido e sono soggette a limiti di utilizzo e di dimensione dei file. Nessun metodo di trasmissione o conservazione è tuttavia sicuro al 100%.
11. Diritti dell'interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR puoi chiedere in qualsiasi momento: accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse, e revoca del consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Scrivi a [email protected]; la risposta arriverà entro 30 giorni.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del tuo Paese di residenza.
Non vengono effettuati processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull'utente (art. 22 GDPR).
12. Eliminazione dell'account e dei dati
Puoi eliminare il tuo account e tutti i dati associati (UID, minuti, statistiche d'uso) in qualsiasi momento, anche senza reinstallare l'app, scrivendo a [email protected] dall'indirizzo email dell'account, con oggetto “Eliminazione account SummarAi”. L'eliminazione avviene entro 7 giorni lavorativi. Restano conservati solo i dati di abbonamento richiesti dalla legge. L'eliminazione dell'account non annulla gli abbonamenti attivi, che vanno disdetti da Google Play.
Puoi inoltre revocare l'accesso di SummarAi al tuo account Google da myaccount.google.com/connections. Scollegarsi dall'app (logout) non elimina l'account.
13. Minori
L'app non è rivolta a minori di 14 anni (età del consenso digitale in Italia, art. 2-quinquies D.Lgs. 196/2003) e il Titolare non raccoglie consapevolmente i loro dati. Se ritieni che un minore abbia usato l'app senza autorizzazione, contatta il Titolare per la cancellazione dei dati.
14. Modifiche
Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data in alto. In caso di modifiche sostanziali l'utente sarà avvisato tramite l'app.
Voice Note to Text: SummarAi – Privacy Policy (English)
1. Data controller
This policy, provided under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), explains how personal data is processed through the Android app Voice Note to Text: SummarAi (“SummarAi”, package olmelli.ing.technology.summarai), distributed on Google Play.
Data controller: Laerte Olmelli, independent developer (Google Play developer account “Olmelli Ing. Technology”).
Contact email: [email protected]
2. How the app works
SummarAi transcribes WhatsApp voice notes and summarizes chats. To do this, it reads the WhatsApp notifications made available by Android, after you explicitly grant notification access.
- The app does not access WhatsApp's internal databases, does not read stored chats and does not bypass end-to-end encryption. It only processes notification content provided by Android.
- Only WhatsApp notifications are read; notifications from other apps are ignored.
- Transcription and summarization are never automatic. For each voice note or chat, you decide through an explicit action in the app (for example, tapping a button) whether to transcribe or summarize it, and therefore whether to send it to OpenAI for processing.
Selected content is sent to a server function hosted on Google Firebase (Cloud Functions), which forwards it to the OpenAI API and returns the result. Audio and text are processed only for as long as needed and are not stored on the controller's servers.
3. Data processed
| Category | Details | Where processed |
|---|---|---|
| WhatsApp notifications | Sender or group name, message text and references to voice notes, as shown in notifications. Kept only on the device to display them in the app. | On device |
| Voice notes | Only those you choose to transcribe. Processed temporarily and then deleted. | Google LLC (Firebase), OpenAI |
| Chat text to summarize | Only what you choose to summarize. Processed temporarily and then deleted. | Google LLC (Firebase), OpenAI |
| Transcriptions and summaries | Result returned to the app. Stored only on the device. | On device |
| Google account data | When you sign in with Google, the app receives your name, email and unique identifier (UID). Only the UID is stored on servers; name, email and profile photo are not stored. | Google LLC (Firebase Authentication and Firestore) |
| Minutes and usage statistics | Available and used transcription minutes (total, daily, weekly, monthly), linked to your UID. | Google LLC (Firestore) |
| Subscription data | Subscription type and status and purchase token. Payment details are handled solely by Google Play and are not accessible to the controller. | Google Play Billing, Google LLC (Firestore) |
| Advertising identifiers and usage data | Advertising ID, IP address, device information and ad interactions, collected by the Google AdMob SDK. | Google LLC |
The controller does not use data for its own marketing or for profiling.
4. Android permissions
- Notification access (BIND_NOTIFICATION_LISTENER_SERVICE) – to read WhatsApp notifications. It can only be enabled from Android settings and can be revoked at any time.
- READ_MEDIA_AUDIO – to access the audio files of the voice notes to transcribe.
- INTERNET – to send selected content for processing, manage minutes and subscriptions, and load ads.
- BILLING – for subscriptions through Google Play.
- AD_ID – added by the Google AdMob SDK to access the advertising ID.
5. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (Art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Reading WhatsApp notifications | Consent (Art. 6(1)(a)), given by granting notification access; revocable by turning it off |
| Transcribing and summarizing selected content | Performance of the service requested by the user (Art. 6(1)(b)) |
| Authentication, minutes and subscription management | Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) and tax obligations (Art. 6(1)(c)) |
| Service reliability and abuse prevention (e.g. daily limits) | Legitimate interest of the controller (Art. 6(1)(f)) |
| Personalised ads | Consent (Art. 6(1)(a)), collected through an in-app consent message and revocable at any time |
| Non-personalised ads and ad measurement | Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) |
| Replying to email requests | Steps taken at the user's request (Art. 6(1)(b)) |
6. Third-party data (group chats and other contacts)
Notifications may contain messages and voice notes from other people (in one-to-one or group chats) who do not use SummarAi. The controller does not know the identity of these people and does not select or review their content: you decide, case by case, which content to transcribe or summarize.
You agree to use the app in compliance with applicable laws and other people's rights. In particular, where required, you must inform other participants in the conversation that their messages may be transcribed or summarized with artificial intelligence tools, and obtain their consent.
Third-party content is processed with the same safeguards described in this policy: processing only at your request, no storage on the controller's servers and no use for other purposes. Anyone who believes their data has been processed through the app can exercise the rights described in section 11 by contacting the controller.
7. Recipients and third-party services
Your data is never sold. It is processed, as processors or independent controllers, only by the following providers:
- OpenAI (transcription and summarization), processor – openai.com/policies/privacy-policy. Under OpenAI's terms, data sent through the API is not used to train models and may be retained by OpenAI for a limited period solely for safety and abuse prevention.
- Google Firebase (Authentication, Firestore, Cloud Functions), processor – firebase.google.com/support/privacy
- Google Play Billing (subscriptions) – policies.google.com/privacy
- Google AdMob (advertising), independent controller for its own advertising activities – policies.google.com/technologies/ads
8. Transfers outside the EU
OpenAI and Google LLC may process data in the United States. Such transfers rely on the EU-U.S. Data Privacy Framework adequacy decision and/or the European Commission's Standard Contractual Clauses (Arts. 45–46 GDPR). You can request more information on the safeguards adopted by contacting the controller.
9. Retention
- Voice notes and text sent for processing: not retained by the controller; deleted once processing is complete.
- Notifications, transcriptions and summaries on the device: until you delete them in the app, uninstall it or clear its data in Android settings.
- UID, minutes and usage statistics: while the account is active; deleted within 7 working days of a deletion request.
- Subscription data: for as long as required by tax and accounting obligations.
- Advertising data: according to Google's retention policies.
- Emails received: as long as needed to handle the request, and no longer than 24 months.
10. Security
All communications use encrypted connections (HTTPS/TLS). Access to data in Firestore is restricted by Firebase security rules to the authenticated user; server requests are accepted only with a valid authentication token and are subject to usage and file size limits. However, no method of transmission or storage is 100% secure.
11. Your rights
Under Arts. 15–22 GDPR you may at any time request access, rectification, erasure, restriction, data portability, object to processing based on legitimate interest, and withdraw consent without affecting prior lawful processing. Email [email protected]; you will receive a reply within 30 days.
You also have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (www.garanteprivacy.it) or with the supervisory authority in your country of residence.
No automated decision-making producing legal effects on you takes place (Art. 22 GDPR).
12. Account and data deletion
You can delete your account and all associated data (UID, minutes, usage statistics) at any time, even without reinstalling the app, by emailing [email protected] from your account's email address with the subject “SummarAi account deletion”. Deletion is completed within 7 working days. Only subscription data required by law is kept. Deleting your account does not cancel active subscriptions, which must be cancelled in Google Play.
You can also revoke SummarAi's access to your Google account at myaccount.google.com/connections. Signing out of the app does not delete your account.
13. Children
The app is not directed at children under 14 (or the applicable age of digital consent in your country), and the controller does not knowingly collect their data. If you believe a minor has used the app without authorization, contact the controller to have the data deleted.
14. Changes
Any changes will be posted on this page with an updated date at the top. Material changes will be announced in the app.